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Sefaz-RS presta orientação com relação à numeração dos documentos

A Receita Estadual do Rio Grande do Sul presta a seguinte orientação, com relação à numeração das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e). A possibilidade do reinício anual da numeração da NF-e já está vedada pelo inciso II da cláusula terceira do Ajuste SINIEF 07/2005 (na redação dada pelo Ajuste SINIEF 08/2007) desde 01/11/2007.

Apesar de vedado o reinício anual da numeração, a inobservância desta norma não resultava em rejeição de NF-e pelos sistemas de recepção e autorização dos Estados autorizadores por falta de regra de validação específica.

No dia 1º de novembro entrarão em vigor novas regras de validação da NF-e, determinados pela Nota Técnica 2011.004, que foi publicada e pode ser consultada no Portal Nacional das Notas Fiscais Eletrônicas.

Uma dessas novas regras de validação se refere à verificação da duplicidade da NF-e. Até agora, essa verificação pelos sistemas de recepção e autorização era feita levando-se em consideração CNPJ, série, número e ano. A partir desta terça-feira (01/11/2011) essa verificação irá levar em consideração, apenas CNPJ, série e número, e não mais o ano.

Desse modo, se uma empresa tentar emitir uma NF-e cuja numeração já tenha sido usada anteriormente por outra NF-e, mesmo que em outro ano, ela será rejeitada: vai aparecer a mensagem "Rejeição: Duplicidade de NF-e, com diferença na Chave de Acesso". Nesse caso, a empresa deverá ajustar a numeração da nota e transmiti-la novamente.

Ressaltamos que esse fato poderá acontecer com as empresas que tiverem realizado, no começo do ano, a mudança para a versão 2.0 da NF-e sem manterem a sequência original da numeração.

Como ilustração, considere-se o seguinte exemplo fictício:

1. Uma empresa emitiu, em 2010, NF-es até o número 500;

2. Entre janeiro e março de 2011, a empresa emite NF-es do número 501 até o número 600;

3. Em abril, a empresa muda de programa emissor, para a versão 2.0 da NF-e;

4. O correto teria sido manter a sequência de numeração e emitir NF-es a partir do número 601;

5. Ao invés disso, a empresa não mantém a sequência original e retoma a numeração das NF-es a partir do número 1 (o que está em desacordo com a legislação tributária, mas não era controlado por regras de validação aplicadas à época);

6. Entre abril e outubro, a empresa emite NF-es até o número 400, que foram aceitas;

7. Em 01/11/2011 a empresa tenta fazer a emissão da NF-e de número 401.

Com o aperfeiçoamento das regras de validação da NF-e, a terça-feira (1º) a nota será rejeitada com a mensagem "Rejeição: Duplicidade de NF-e, com diferença na Chave de Acesso", pois já existe uma nota com o número 401 emitida anteriormente.

Nesse caso, a empresa precisará ajustara a numeração da NF-e, para retomar a sequência de numeração a partir do número 601.

Fonte: Site da Sefaz-RS